سامانه مدیریت اطلاعات آوید
بخش قابل توجهی از فعالیت هر سازمان به نامهنگاریهای اداری، فرمها و مشخصات ارباب رجوع اختصاص دارد. بنابراین اتوماسیونهای اداری نیاز اساسی هر سازمانی میباشد. وجود یک سیستم یکپارچه برای تسهیل روند اداری و ساماندهی فرمها بسیار ضروری است.
با استفاده از اتوماسیون اداری آوید، فرآیندهای سازمانی و مکاتبات (مانند تشکیل پرونده برای مراجعین)، هوشمندسازی شده و روند اداری طبق روال استاندارد از قبل تعیین میگردد. با تعریف فرمها در ساختار استانداردهای جهانی مانند ایزو، دغدغه کاربران برای دریافت گواهینامه ایزو کاهش یافته و این امر موجب سهولت در روند کارها میشود.
تنوعی از المانهای یک فرم در این سامانه توسعه یافته است که تمامی نیازهای سازمانی را برطرف میسازد. سامانه جامع مدیریتی آوید بگونهای قدرتمند طراحی شدهاست که هر سازمانی میتواند چرخه دبیرخانه و سیستم مکاتبات اداری خود را بنا به نیاز خود طراحی و استفاده نماید.
مدیران سازمان میتوانند جهت مدیریت هرچه بهتر پرسنل خود، وظایفی را بصورت روزانه، ماهانه و سالیانه تعریف و رصد نمایند. همزمان با مکانیزه شدن مدیریت وظایف سازمانی، یکپارچهسازی اطلاعات با دیگر بخشهای سازمانی صورت میپذیرد.
افزایش بهرهوری
استفاده از سیستم جامع مدیریت اداری بهبود فرآیندهای اداری را به همراه دارد و باعث صرفهجویی در زمان و منابع میشود. کاهش هزینهها و بهبود بهرهوری سازمان نیز از جمله تأثیرات مثبت این سیستم است.
با استفاده از سیستم جامع مدیریت اداری، احتمال خطاهای انسانی در فرآیندهای اداری به شدت کاهش مییابد. با استفاده از سیستم جامع مدیریت اداری آوید، احتمال خطاهای انسانی در فرآیندهای اداری به شدت کاهش مییابد. سیستمهای اتوماسیون اداری با استفاده از الگوریتمها و هوش مصنوعی، فرآیندهای اداری و زمان را به صورت خودکار به اجرا در میآورند و از دقت بالاتری برخوردار هستند. سیستم جامع مدیریت آوید قادر به ادغام با سایر ابزارهای کاربردی مانند CRM میباشد و فرآیندهای اداری را به طور قابل توجهی بهبود میبخشد.
مدیریت اسناد
سیستم جامع مدیریت اداری امکان مدیریت الکترونیکی اسناد را فراهم میکند و باعث سهولت در دسترسی به اسناد میشود. جستجوی سریع و پیدا کردن اسناد مورد نیاز از جمله ویژگیهای مدیریت اسناد در سیستم جامع مدیریت اداری است. سیستمهای اتوماسیون اداری آوید همچنین از قابلیت گزارشدهی و تجزیه و تحلیل برخوردار است. این امر به سازمانها کمک میکند تا عملکرد فرآیندهای اداری خود را ارزیابی نموده و بهبود بخشند.
افزایش امنیت
سیستم جامع مدیریت اداری باعث افزایش امنیت اطلاعاتی سازمان میشود. استفاده از این سیستم پیشرفته به کاهش خطر دسترسی غیرمجاز به اطلاعات سازمان کمک میکند و باعث هماهنگی بیشتر بین اعضای تیم میشود. چنین سیستمی امکان اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری بین اعضای تیم را فراهم میآورد.
Avid administrative automation system
A significant part of organizational activities is dedicated to administrative correspondence, forms, and reference specifications. Therefore, administrative automation is an essential requirement for any organization. Having an integrated system to facilitate administrative processes and organize forms is crucial.Using the Avid administrative automation system, organizational processes and communications (such as creating files for visitors) are intelligently streamlined, and administrative procedures are determined according to predefined standards. By defining forms within global standards such as ISO, user concerns for obtaining ISO certification are reduced, leading to ease in workflow.A variety of form elements have been developed in this system to address all organizational needs. The comprehensive Avid management system is designed in such a powerful way that any organization can design and utilize its own secretariat cycle and administrative correspondence according to its specific needs.Organizational managers can define and monitor tasks on a daily, monthly, and yearly basis to better manage their personnel. Simultaneously with the mechanization of organizational task management, information integration with other organizational departments takes place.
Improved Efficiency
Using a comprehensive administrative management system improves administrative processes and leads to savings in time and resources. Among the positive effects of this system are cost reduction and improved organizational efficiency. By using the comprehensive administrative management system, the likelihood of human errors in administrative processes is greatly reduced. Administrative automation systems use algorithms and artificial intelligence to automatically execute administrative processes and save time, while also being more accurate. The comprehensive management system of Avid is capable of integrating with other useful tools such as CRM and significantly improving administrative processes.
Document Management
A comprehensive administrative management system provides electronic document management and makes accessing information easier. features such as quick search and the ability to easily find necessary documents are among the important part of this system. Avid’s administrative automation systems also is able to provide reports and do deep analysis. This helps organizations evaluate the performance of their administrative processes and make improvements.
Increased Security
َAvid’s administrative system increases the security of organizational information. The use of this advanced technology helps reduce the risk of unauthorized access to organizational information and increases coordination among team members. Such a system provides the ability to share information and collaborate among team members. Sharing cyber threat information allows organizations to better detect campaigns that target particular industry sectors, business entities, or institutions.